Haciendo mi sistema de inventarios más robusto.

Hace dos años que emprendía una cafetería en sociedad con otras personas. Entonces alguien salió con que era necesario un inventario.
Desde entonces, he trabajado para hacer un sistema eficiente, funcional y robusto, de manera que todos puedan entender de manera fácil la forma en que se hacen estos movimientos.

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Al principio, era una hoja de cálculo en la que se llenaba de datos, y como todo documento que está turbo atiborrado de texto, números y datos parecía más un escrito de alienígenas que se distorsionan cada vez más a jeroglíficos en cada vistazo. Era impreso en una hoja blanca que cada que se usaba, se maltrataba y con el paso de unos días, tanto texto que parecían escritos antiguos, hacia bien juego con el estado de aquella hoja. Toda arrugada, amarillenta, maltratada y rasgada de todos los dobleces.

Era horrible tener que repasar esa hoja diariamente.

Siempre que usábamos este documento, recuerdo al encargado de las compras con su hojita de papel, la cual, era la lista de compras de cierto tiempo.
Se sentaba en una de las mesas de la cafetería, tomaba su hoja de papel, y se disponía a perder el tiempo ordenando su lista de compras, agrupando sus insumos a comprar por orden de proveedor, tienda o mercado.

• Mercado Zapata
• • Jitomate
• • Cebolla
• Mercado Cerritos.
• • Papa
• Distribuidora Don Ayram
• • Café
• • Más café
• Costco
• • Pastelitos
• Sams
• • Cerveza
• Aurrera
• • Mazapán
• • Jugo de Arandano
• La Comer
• • Miel

Es una lista de ejemplo.

El punto es que siempre hacia lo mismo. Se sentaba, ordenaba su lista conforme iba a visitar tiendas, almacenes y mercados. Se paraba con su papel en mano y se iba a surtir la lista.

En ese momento, entendí la necesidad de hacer una hoja de cálculo que brindara eficiencia.

Al principio, quise separar las listas, pero era ineficiente. Siempre hacian sus listas como podían. La persona que hacía la orden de compra, ahora era la encargada de ordenar la lista por la persona que debía hacer las compras. Con eso, solo se logro que otra persona perdiera su tiempo.

Para no hacer el cuento más largo.

Recientemente, pude hacer un sistema de inventario basado también en las hojas de calculo, pero le agregué esteroides.

Esta hora de calculo, es encargada de guardar los datos.
Los ingresos y egresos del almacen, se registran a través de formularios.

Y mi último trabajo, fue consolidar todo en una página, donde arroja las cantidades actuales del almacen, y nos da las opciones en botones para poder registrar entradas o salidas del almacen y enviar una lista de compras de lo que en bodega ha alcanzado su nivel de stock mínimo.

¿Qué use?

Formularios, hojas de calculo, HTML y algo de código.
El resultado me ha encantado.

Botones para registrar ENTRADAS y SALIDAS de almacen.
La lista de existencias actuales en almacen siempre está presente para saber si hay algo con lo que puedan contar durante el día de trabajo.

Botón para enviar una lista de compras que se genera automáticamente para enviar a través de Whatsapp.

Formulario de Salidas.

Buscador de productos para evitar navegar en una lista enorme de elementos.

La lista que se envia a través de Whatsapp ha mejorado muchísimo, pues el mismo script que genera la lista de compras, se encarga de ordenar la lista por proveedor, almacen, tienda o mercado y pide las cantidades necesarias para surtir el almacen a sus niveles máximos.

Además, de marcar los faltantes con evidente rojo en la tabla, la lista se genera con estado de "Urgente" en ciertos productos cuando hay existencias nulas en almacen.

Me siento muy orgulloso de haber hecho este trabajo, el cual, he mejorado con el tiempo, según he notado las necesidades para ir trabajando de forma más eficiente.

Aún se tiene que revisar el inventario para saber que todo cuadra, y que no hay faltantes en el almacen, pero estoy solo se hace con el propósito de llevar un control más exhaustivo, y no para generar ordenes de compra.

El encargado del almacen debe guardar celosamente su control, y quien le audita, pasa el reporte del estado actual del almacen.